Manual da VittaFinance
Este manual explica a ferramenta inteira, tela por tela, para quem nunca usou um sistema financeiro. A VittaFinance foi feita pensando no médico e serve para toda a área da saúde: dentistas, psicólogos, fisioterapeutas, nutricionistas e qualquer profissional que atende pelo próprio CNPJ. Nenhum conhecimento de contabilidade é necessário: quando aparecer um termo técnico, ele é explicado ali mesmo.
Você pode ler do começo ao fim ou usar o índice para ir direto ao que precisa. As seções marcadas como novo chegaram nas últimas versões.
Comece aqui: 5 minutos de leitura
Seu objetivo no primeiro dia
Ao terminar as cinco etapas abaixo, você terá a sua empresa configurada, o extrato do banco dentro da ferramenta e os primeiros lançamentos classificados. A partir daí já enxerga quanto entrou, quanto saiu e quanto sobrou de verdade.
Nível 1: quero começar hoje. Cinco passos, de 30 a 60 minutos. Você já enxerga o caixa. É o que está logo abaixo.
Nível 2: quero tudo configurado. Treze passos, feitos ao longo dos primeiros dias. Inclui impostos, pagadores, atendimentos, contas e equipe. É o roteiro Comece por aqui, dentro da ferramenta.
O Nível 1 é o começo do Nível 2. Você faz os cinco primeiros, começa a usar e completa o resto quando precisar.
Nível 1: faça apenas estas 5 coisas no primeiro acesso
Leva de 30 a 60 minutos, dependendo do tamanho do extrato. Pagadores, atendimentos, impostos e folha você configura depois, quando precisar.
Carregue o consultório de exemplo. Em um clique a ferramenta se enche de dados de mentira e você navega à vontade. Depois é só apagar.
Separe antes de começar
- CNPJ e razão social da empresa
- Logo, se tiver (opcional)
- Extrato bancário em OFX, Excel ou CSV. PDF não serve.
- O saldo da conta no fim do dia anterior ao primeiro lançamento do extrato. É o mais importante de todos.
- Seu regime tributário e o anexo do Simples (pergunte ao contador se não souber)
- Faturamento dos últimos 12 meses (só para a tela de impostos)
- Como cada clínica, hospital ou convênio paga você (só para Pagadores)
- Lista de quem trabalha com você (só para a folha)
O que é obrigatório e o que não é
| Marca | Significa |
|---|---|
| você preenche | Precisa da sua informação. Sem isso, a tela não funciona direito. |
| já vem pronto | A ferramenta preenche sozinha. Só mexa se souber por quê. |
| opcional | Melhora a informação, mas dá para deixar em branco. |
| confira com o contador | Tem efeito fiscal. Não chute. |
O que você faz uma vez e o que repete
Faça uma vez
- Sua empresa
- Plano de contas
- Contas bancárias
- Regime tributário
- Pagadores
- Acesso do contador
Faça todo mês
- Atendimentos
- Mover cartões no quadro
- Importar extrato
- Classificar
- Gerar folha e impostos
- Guia de fechamento
Só acompanhe
- Dashboard
- Agenda
- Fluxo de caixa
- DRE e Projeção
As telas da terceira coluna você não preenche. Elas se montam sozinhas com o que você fez nas outras duas.
O que é a VittaFinance
É uma ferramenta que organiza o dinheiro de quem atende, sozinho, em consultório ou em clínica. Ela responde três perguntas que a maioria dos profissionais de saúde só descobre tarde demais:
- Quanto entrou e quanto saiu de verdade. Não o que você imagina, mas o que o banco registra.
- Quanto sobra depois de tudo: imposto, aluguel da sala, secretária, material, repasse da equipe.
- O que vem pela frente: o que cada clínica e cada convênio ainda vai pagar, e quando.
Como ela funciona, em uma frase
Você lança os atendimentos, sobe o extrato do banco e diz uma vez o que é cada movimento. A ferramenta monta sozinha o que cada pagador deve, o fluxo de caixa, o resultado do mês, a projeção e o pacote para o contador.
O que ela não é
Não substitui o seu contador. Ele cuida da obrigação legal: declaração, guia de imposto, folha oficial. A VittaFinance é gerencial: existe para você enxergar o dinheiro enquanto o mês ainda está acontecendo, e não três meses depois.
Os dois trabalham juntos. O contador pode ter acesso de leitura às telas que você escolher, e o fechamento do mês sai num pacote pronto para ele.
Ela também não é prontuário. Não guarda diagnóstico, histórico clínico nem nada sobre a saúde dos seus pacientes. Só dinheiro.
Entrar pela primeira vez
Seu acesso é liberado depois da contratação: não existe cadastro aberto. Você recebe um e-mail com o link para criar a sua senha.
nao-responda@vittafinance.com.br. Se não achar, confira o spam.app.vittafinance.com.br com seu e-mail e a senha que você criou. Funciona no computador, no tablet e no celular.Entre com ela uma vez. A ferramenta pede para você criar a sua própria senha antes de continuar.
Esqueci minha senha
Na tela de entrada, clique em Esqueci minha senha e informe seu e-mail. Chega um link: clique nele e defina uma senha nova. Aqui não é pedida a senha antiga, justamente porque você não a tem.
Ele pode levar até 5 minutos. Procure também na pasta de Spam ou Lixo Eletrônico. O link vale por tempo limitado e só pode ser usado uma vez: se expirar, peça outro.
Sua senha é só sua
Não compartilhe, nem com a secretária, nem com o contador. Para o contador, use o Acesso do contador: ele entra com o próprio login e só consulta.
Como a tela é organizada
O menu da esquerda
É por onde você navega. As telas ficam em dois grupos:
| Grupo | Telas |
|---|---|
| Rotina de atendimento | Comece por aqui (enquanto não terminar), Dashboard, Atendimentos, Acompanhamento, Agenda, Pagadores |
| Rotina Financeira | Contas Bancárias, Plano de Contas, Contas a Receber, Contas a Pagar, Importar Extrato, Classificar, Fluxo de Caixa, Guia de fechamento, Folha de Pagamento, Impostos, Projeção, DRE Gerencial, Entidades / Grupo |
No alto do menu fica o nome ou logo da sua empresa. Clicando nele, abre a janela para editar esses dados. A seta ← recolhe o menu, deixando só os ícones.
Minha conta
Na base do menu fica o botão Minha conta. Ele abre uma janela com:
- Ajuda: abre este manual
- Acesso do contador: convidar o contador e escolher o que ele vê
- Dados da empresa: nome, CNPJ, responsável e logo
- Seus dados: baixar tudo o que é seu, ou pedir a exclusão
- Encerrar sessão: sair
Folha, Impostos, Projeção e DRE fazem parte do plano Profissional. Várias empresas, do plano Premium. Se um item aparecer com cadeado, clique: a ferramenta explica o que aquela tela faz e o que seria preciso para liberá-la.
A barra de cima
- Claro / Escuro: a ferramenta abre no tema escuro. O botão troca para o claro e a escolha fica guardada.
- Seletor de mês: quase tudo que você vê (dashboard, fluxo, contas, DRE) se refere ao mês escolhido. Trocar o mês troca os números da tela.
Baixar arquivo
As telas principais têm um único botão Baixar arquivo, com a lista dos formatos: Excel (formatado, e com fórmulas vivas na DRE e na Projeção), página HTML e PDF.
No celular
O menu lateral some e aparece uma barra de navegação embaixo, com os atalhos principais. Os indicadores ficam dois por linha. Para lançar atendimento, mover cartões e conferir números, o celular resolve. Para importar extrato e classificar, o computador é mais confortável.
Consultório de exemplo
Enquanto você ainda não lançou nada, a tela Comece por aqui mostra o quadro Quer ver a ferramenta funcionando antes? com o botão Carregar exemplo.
Ele carrega um consultório com três pagadores com regra de pagamento, dois meses de atendimentos e o extrato do mês passado. Um teste que vale fazer: rode o Auto-classificar no extrato do exemplo e veja o depósito único da Clínica Vita dar baixa em quatro consultas de uma vez.
Clique em Apagar exemplo, na faixa dourada no alto da tela. Some tudo o que veio com o exemplo; o que você lançou continua como está.
O roteiro de primeiros passos
Ao entrar pela primeira vez aparece a tela Comece por aqui. Ela lista as etapas em ordem e vai marcando sozinha conforme você avança. A etapa seguinte fica destacada com o botão Começar →, que leva direto à tela certa.
| Passo | O que fazer |
|---|---|
| 1. Cadastre sua empresa | Nome, CNPJ e responsável. |
| 2. Confira o plano de contas | Já vem pronto. Renomeie, acrescente ou remova o que quiser. |
| 3. Contas bancárias | Uma linha por conta, com o saldo do dia anterior ao primeiro lançamento que vai importar. |
| 4. Regime tributário Profissional | Simples, Presumido ou Real, o anexo e o faturamento de 12 meses. Clique em Salvar configuração. |
| 5. Pagadores opcional | Clínicas, hospitais e convênios, cada um com a regra de quando paga. |
| 6. Atendimentos | Data, pagador, procedimento e valor. Viram conta a receber e agenda. |
| 7. Contas a pagar | Aluguel da sala, fornecedores, anuidade do conselho. Uma a uma ou por Excel. |
| 8. Contas a receber | O que vem dos atendimentos já está lá. Lance só o avulso. |
| 9. Equipe Profissional | Secretária, auxiliar, ou você como sócio. |
| 10. Importe o extrato | OFX é o melhor formato. Excel e CSV também. PDF não serve. |
| 11. Classifique | Comece pelo Auto-classificar. |
| 12. Agora é só olhar | Fluxo, DRE e Projeção se montam sozinhos. No fim do mês, o Guia de fechamento. |
| 13. Mais de um CNPJ? Premium | Se tem só uma empresa, pule. |
Dois botões no canto: Ver depois fecha agora e volta no próximo acesso; Não mostrar mais some de vez. Quando você conclui as etapas, o roteiro avisa e desaparece sozinho.
1. Sua empresa
É o cadastro mais simples, e o primeiro. Abre clicando no nome ou logo da empresa, no alto do menu, ou em Minha conta → Dados da empresa.
| Campo | Para que serve |
|---|---|
| Nome da empresa você preenche | Como aparece no menu e nos relatórios. Pode ser o nome fantasia, como "Clínica Sorriso". |
| Razão social você preenche | O nome completo do cartão CNPJ. |
| CNPJ você preenche | Identifica a empresa nos relatórios e arquivos baixados. |
| Responsável opcional | Quem responde pela empresa. Aparece nos relatórios impressos. |
| Logo opcional | Aparece no menu e no topo dos arquivos em PDF e HTML. Prefira PNG com fundo transparente. |
2. Plano de contas
É a lista de categorias onde cada movimento de dinheiro pode se encaixar. Quando entra dinheiro de uma consulta, isso é "Receita de Consultas". Quando sai o aluguel, é "Aluguel e Condomínio". Com ela, o extrato vira informação: quanto gastou com material no ano, quanto veio de convênio e quanto de particular.
A ferramenta traz um plano montado para a área da saúde. Na primeira vez, só confira se faz sentido. Não precisa criar nada do zero.
O que cada coluna significa
| Coluna | O que é |
|---|---|
| Código já vem pronto | Um número que organiza a lista, como 1.1 ou 3.2.1. Contas com o mesmo começo pertencem ao mesmo grupo. |
| Nome | Como a categoria aparece nas telas. "Aluguel do consultório" é melhor que "Desp. Ocup.". |
| Tipo | Entrada quando dinheiro chega, saída quando sai, neutro para transferências entre suas próprias contas. |
| DFC já vem pronto | Em qual atividade a conta se encaixa. Explicado abaixo. |
| Centro de custo | De qual área é aquele gasto: "Consultório", "Administrativo". |
| Sub-conta | Um detalhamento a mais dentro da mesma categoria. |
DFC: as três siglas
| Sigla | Significa | Exemplos |
|---|---|---|
| FCO | Operacional: o dia a dia da atividade | Consultas, procedimentos, aluguel, salários, material |
| FCF | Financiamento: empréstimos e sócios | Empréstimo tomado, parcela, distribuição de lucro |
| FCI | Investimento: bens duráveis | Equipamento, reforma, venda de um aparelho |
Imagine que o mês fechou positivo em R$ 30 mil. Mas se R$ 50 mil vieram de um empréstimo (FCF), a operação na verdade perdeu R$ 20 mil. Separar as três atividades mostra isso na hora.
Se você já tem um plano de contas
Clique em Baixar modelo: vem uma planilha com as colunas certas. Cole o que você já tem, salve e importe na mesma tela.
Se você apagar uma conta que já tem lançamentos, eles ficam sem categoria e somem dos relatórios. Antes de apagar, verifique se ela está em uso.
3. Contas bancárias
Cadastre cada conta por onde o dinheiro passa: corrente, poupança, investimento. Cada uma separada, para a ferramenta acompanhar o saldo de cada uma e conferir com o banco.
| Campo | O que preencher |
|---|---|
| Nome / Banco você preenche | Se tiver duas contas no mesmo banco, diferencie: "Conta consultório", "Conta reserva". |
| Tipo | Corrente, poupança ou investimento. |
| Saldo inicial você preenche | Explicado abaixo. |
| Agência e conta opcional | Para você reconhecer. |
Informe o saldo do fim do dia anterior ao primeiro lançamento que você vai importar. Se o extrato começa em 01/09, o saldo é o do fim do dia 31/08. Copie do extrato do banco, não estime.
Você faz isso uma vez só. Daí em diante a ferramenta soma o que for importado e mostra o saldo do último dia que entrou. O saldo inicial nunca é sobrescrito por importação, mesmo que o arquivo traga outro número.
Conferir com o banco
Uma vez por mês, informe no cartão da conta o saldo que o banco mostra numa data. A ferramenta diz se bate e, se não bater, de quanto é a diferença. As causas possíveis são três: algum lançamento até aquela data ficou sem importar, entrou duas vezes, ou o saldo inicial não é o do dia anterior ao primeiro lançamento.
Importando OFX, essa conferência é feita sozinha: o arquivo traz o saldo do banco.
4. Impostos Profissional e Premium
A VittaFinance é uma ferramenta de planejamento. Os números aqui servem para você saber quanto separar e não ser pego de surpresa. A apuração oficial é do seu contador. Não pague guia sem conferir com ele.
Esta tela calcula quanto de imposto a empresa deve pagar por mês. O número alimenta a projeção de caixa e a DRE automaticamente.
Escolher o regime
Simples Nacional
O mais comum na área da saúde. O imposto é uma guia única, o DAS, e a alíquota cresce conforme o faturamento dos últimos 12 meses. Para serviços de saúde, o anexo costuma ser o III ou o V, e a diferença entre eles pode ser grande.
Para as atividades sujeitas ao Fator R, se a folha de pagamento, incluindo o seu pró-labore, representa 28% ou mais do faturamento dos 12 meses, a empresa se enquadra no Anexo III, que começa em 6%. Abaixo disso, cai no Anexo V, que começa em 15,5%.
A maior parte das atividades de saúde está sujeita, mas o enquadramento depende do CNAE da sua empresa. Confirme com seu contador.
O bloco Fator R: Anexo III vs Anexo V calcula esse percentual com a folha cadastrada (CLT e pró-labore; PJ e distribuição de lucros não contam) e mostra quanto você economizaria por mês no Anexo III.
Lucro Presumido
Vários impostos separados, cada um com sua regra: IRPJ, CSLL, PIS, COFINS e ISS. A ferramenta calcula todos com a base de presunção da atividade.
Empresas com faturamento acima de R$ 5 milhões por ano passaram a pagar 10% a mais sobre a base de presunção, na parcela que exceder R$ 1.250.000 por trimestre (Lei Complementar 224/2025). A ferramenta já aplica isso.
Lucro Real
O imposto incide sobre o lucro que a empresa efetivamente teve. Usado por empresas maiores.
Receita bruta dos 12 meses
No Simples, a alíquota depende do faturamento dos últimos 12 meses, o RBT12. Três formas de informar: Detalhado (mês a mês, o recomendado), Manual (só o total) e Automático (para CNPJ novo, soma só os meses cadastrados).
- No menu, clique em Impostos
- Em Regime, escolha Simples Nacional
- Em Anexo, escolha III ou V (o bloco do Fator R ajuda a decidir)
- Em Alíquota de ISS, informe a do seu município (o padrão é 5%)
- Em RBT12, escolha Detalhado e preencha os 12 meses
- Clique em Salvar configuração
Os simuladores
5. Pagadores
Clínicas, hospitais e convênios que pagam você. É opcional, mas economiza muito tempo: cada um tem a sua regra de pagamento, e a ferramenta calcula sozinha a data em que cada atendimento vai cair na conta.
As quatro regras
| Regra | Exemplo |
|---|---|
| Dia fixo do mês seguinte | Clínica que paga todo dia 10 do mês seguinte ao atendimento |
| N dias após o atendimento | Convênio que repassa em 30 ou 60 dias |
| Dia fixo do mês corrente | Pagamento no dia 25 do próprio mês do atendimento |
| Fecha dia X, paga N dias depois | Fecha no dia 20 e paga 15 dias após o fechamento |
Com "fecha dia 20", atender no dia 18 ou no dia 25 muda o recebimento em um mês inteiro. Ninguém faz essa conta de cabeça sem errar. Com a regra cadastrada, a data vem certa, e muda sozinha se você mudar a data do atendimento.
Paciente particular pontual não precisa de cadastro: digite o nome direto no atendimento.
6. Várias empresas Premium
Se você tem mais de um CNPJ (a clínica, a holding, a empresa de plantões), cada um tem números próprios. Em Entidades / Grupo você cadastra cada empresa com seu próprio plano de contas, bancos, regime tributário, equipe, DRE e projeção.
Depois de cadastrar, aparece um seletor no alto do menu para escolher qual empresa está vendo. A opção Consolidado soma tudo, sem misturar as regras: cada empresa é apurada com o regime dela, e só depois os números se somam.
Impostos, por exemplo, mostra o resumo somado, mas não deixa alterar. Para mudar regime, anexo ou faturamento, abra a empresa específica. Isso evita mexer na configuração de uma empresa achando que está mexendo no grupo.
7. Acesso do contador
O contador não precisa da sua senha. Em Minha conta → Acesso do contador você convida pelo e-mail dele e marca quais telas ele vê.
- Clique em Minha conta, na base do menu
- No bloco Acesso do contador, marque as telas que ele pode ver
- Digite o e-mail dele, por exemplo contador@escritorio.com.br, e convide
Se você não mudar nada, ele vê Classificar, Fluxo de Caixa, Guia de fechamento, Impostos, Projeção e DRE.
Dashboard
A primeira tela do menu. Um resumo do mês, com o que pede atenção primeiro.
| Bloco | O que mostra |
|---|---|
| Indicadores do topo | Recebido no mês, a receber, atendimentos e ticket médio, e o que vence a pagar nos próximos 7 dias. |
| Faturamento do mês | Quanto você produziu, comparado ao mesmo período do mês anterior. |
| Em atraso | Recebimentos que já deveriam ter caído. |
| Próximos recebimentos | O que cai nos próximos 30 dias, por pagador. |
| Agenda de hoje e amanhã | Os próximos atendimentos. |
| Parados no quadro | Atendimentos há mais de 30 dias na mesma etapa do acompanhamento. |
| Repasses da equipe a pagar | O que você deve a outros profissionais. |
| Obrigações do mês | Checklist de imposto e folha/pró-labore, com a situação vinda de Contas a Pagar. |
| Recebimentos, últimos 6 meses | Previsto contra recebido. |
| Contas a pagar, próximos 7 dias | O alerta que evita juros e multa. |
Cada bloco tem um atalho para a tela de origem.
Atendimentos
É onde você registra o que atendeu e quanto vai receber. Cada atendimento vira sozinho uma conta a receber e uma linha na Agenda: você não lança duas vezes.
O que registrar
| Campo | Para que serve |
|---|---|
| Data e horário você preenche | Quando aconteceu (ou vai acontecer). |
| Valor você preenche | Quanto vai receber por esse atendimento. |
| Clínica / Local | Onde você atendeu, ou o pagador. Com regra cadastrada, a data de recebimento vem calculada. |
| Especialidade e Tipo de atendimento | Consulta, procedimento, plantão, retorno. Mostra o que traz mais receita. |
| Tipo de pagador | Particular ou convênio. Muda as colunas do acompanhamento. |
| Forma de pagamento | Dinheiro, Pix, cartão, convênio. Muda quando o dinheiro entra. |
- No menu, clique em Atendimentos
- Clique em + Novo Atendimento
- Em Data, escolha o dia
- Em Clínica / Local, escolha o pagador, por exemplo Clínica São Lucas
- Em Tipo de atendimento, escolha Consulta
- Em Valor, digite 450 (só números)
- Clique em Salvar
Repetir um atendimento
Plantão no mesmo hospital, consultas fixas na mesma clínica: lance um e clique no botão 🔁 da linha. Abre um calendário: toque nas datas em que ele se repete. Local, procedimento, valor, pagador e equipe são copiados; paciente, guia e autorização ficam em branco, porque são únicos de cada atendimento. O valor é editável onde for diferente.
As análises
Abaixo dos filtros, as análises ficam agrupadas por tema:
| Grupo | O que tem |
|---|---|
| Visão geral | Faturamento mensal e a agenda de atendimentos (agendado, confirmado, realizado ou faltou). |
| Recebimentos | Inadimplência, Quanto cada clínica me deve, agenda de repasses, por forma de pagamento e projeção de receita do mês. |
| Por fonte | Por clínica, por especialidade, por tipo. |
| Evolução | Comparativo de períodos, meta do mês e evolução por clínica. |
| Detalhe | A lista completa e as categorias. |
Em Quanto cada clínica me deve muita gente descobre que uma clínica está devendo há meses. O valor estava espalhado em vários atendimentos e ninguém somou. O botão PDF por Clínica gera o extrato de cada uma para você cobrar.
Na agenda dos atendimentos, marque Realizado ou Faltou. Faltas saem da receita e viram estatística de no-show.
Importar em vez de digitar
Se você já controla os atendimentos em outro lugar (planilha, sistema da clínica), use Baixar modelo, preencha e importe.
Equipe e repasses
Numa cirurgia entram anestesista, auxiliar, instrumentador. O pagador costuma pagar tudo para um só, que depois repassa. No formulário do atendimento, abra Acompanhamento e equipe e, em Equipe do procedimento, clique em + Participante.
Para cada um você define a função e quanto cabe, em percentual ou em valor fixo:
| Exemplo | Valor |
|---|---|
| Cirurgia | R$ 8.000,00 |
| Anestesista, 20% | R$ 1.600,00 |
| Primeiro auxiliar, valor fixo | R$ 800,00 |
| Fica com você | R$ 5.600,00 |
Digite o nome de quem já participou antes: função e percentual vêm do último atendimento em que ele esteve, com o aviso "Regra de... Altere se este for diferente".
Quando o repasse vira conta a pagar
Quando você confirma o recebimento do atendimento, as contas a pagar de cada participante nascem sozinhas, com o valor certo. Se você paga a equipe antes de receber, use Gerar repasses agora.
Sem isso acontece o de sempre: você recebe R$ 8.000, vê o saldo subir e planeja em cima de um dinheiro que em boa parte é de outra pessoa. O Dashboard mostra o total de repasses a pagar.
Acompanhamento
Muita gente controla isso num quadro de cartões fora do sistema: o que foi autorizado, faturado, glosado, quem da equipe ainda precisa receber. Aqui o quadro tem tela própria no menu, com uma diferença: não é um controle paralelo. Os cartões são os mesmos atendimentos que você já cadastrou.
Se você atende particular e recebe na hora, continue só com a lista de atendimentos. O quadro existe para quem tem procedimentos que demoram a ser pagos.
As colunas mudam conforme o pagador
Particular: Agendado, Realizado, A receber, Recebido.
Convênio: o ciclo é mais longo.
| Coluna | O que significa |
|---|---|
| Agendado | Marcado, ainda não aconteceu. |
| Autorizado | Convênio liberou. Anote o número da autorização. |
| Realizado | Procedimento feito, guia ainda não enviada. |
| Faturado | Guia enviada. O prazo começa a contar aqui. |
| Em análise | Aguardando resposta do convênio. |
| Pago | Convênio pagou. |
| Glosado | Recusado, total ou parcial. Anote o motivo. |
| Em recurso | Contestação protocolada. |
| Recuperado | Recurso aceito, valor pago. |
Mover um cartão
No computador, arraste de uma coluna para outra. No celular, toque em ⋯ no cartão e escolha Mover para. Para editar, clique no cartão.
Para Pago ou Recuperado: a conta a receber daquele atendimento é baixada. Não nasce uma nova.
Para Glosado: o valor sai da projeção de caixa. Não adianta contar com dinheiro que o convênio recusou.
Para Em recurso: o valor volta à projeção, porque você está contestando.
Para Faturado: a data é registrada sozinha, para o prazo começar a correr.
Prazos
Prazo de recurso de glosa é fatal: passou a data, o valor não volta. Preencha o Prazo limite no formulário e o cartão passa a mostrar quantos dias faltam, mudando de cor conforme aperta: cinza com mais de 7 dias, dourado de 7 a 4, vermelho com 3 ou menos, vermelho forte com aviso no dia ou depois. No topo do quadro aparece uma faixa quando há prazos apertados.
Histórico de contato e documentos
Em + Anotação, registre cada contato com o convênio: data, com quem falou e o protocolo. É o que sustenta um recurso três meses depois. Em Onde estão os documentos, anote onde guardou a guia e a autorização ("pasta no Drive", "e-mail de 12/03").
Os indicadores do topo
| Indicador | Por que importa |
|---|---|
| Com o convênio | Quanto está faturado e esperando resposta. |
| Glosado | Quanto foi recusado e ainda não recuperado. |
| Taxa de glosa | Percentual do faturado que é recusado. Fica vermelho acima de 10%. |
| A repassar à equipe | Quanto você deve a outros profissionais. |
Quando você vê que um convênio recusa 18% do que você fatura e outro recusa 3%, a conversa sobre continuar credenciado muda de tom.
Agenda
Uma visão de calendário dos seus atendimentos: passados, de hoje e futuros. Mostra os atendimentos de hoje, os restantes na semana, o próximo e o valor agendado no mês. Navegue com ← Anterior e Próximo →.
Para cadastrar ou editar, use a tela Atendimentos: a Agenda só mostra. Ela não substitui a agenda do consultório; serve para ligar o que está agendado ao que vai entrar de dinheiro.
Contas a receber
Tudo que ainda vão te pagar. Os atendimentos aparecem aqui sozinhos; você também pode lançar recebimentos avulsos, como aluguel de sala ou venda de equipamento.
Recebimentos que caem juntos
Quando vários atendimentos do mesmo pagador vencem no mesmo dia, este quadro mostra o total. É o valor que vai cair no extrato, e a conciliação dá baixa em todos de uma vez.
As três situações
| Situação | Significa |
|---|---|
| Pendente | Ainda não recebeu, e a data não chegou. |
| Vencido | A data passou e o dinheiro não entrou. É o que precisa de ação. |
| Recebido | O dinheiro entrou. |
Retenções
Convênios costumam reter imposto na fonte. O campo Retenções registra isso: você acompanha o valor bruto da nota e o líquido que realmente cai na conta.
Dar baixa
Clique em Marcar pago na linha, ou, melhor, classifique o crédito no extrato e use Lançar em Contas a Pagar e Receber: a baixa é automática e você não corre o risco de marcar duas vezes.
Contas a pagar
Tudo que você deve: aluguel da sala, fornecedores, parcelamentos, anuidade do conselho, impostos, salários, repasses.
- No menu, clique em Contas a Pagar
- Clique em Novo lançamento
- Em Descrição, digite Aluguel da sala
- Em Valor, digite 3200 e escolha o primeiro vencimento
- Em OU repetir todo mês, digite 12
- Em Conta do Plano, escolha a despesa de aluguel
- Clique em Salvar
- Nº de Parcelas: para uma compra dividida (financiamento de equipamento). Os títulos aparecem como
1/12,2/12. - OU repetir todo mês: para o que se repete com o mesmo valor.
- Dividir: Amortização + Juros/Taxas: para parcela de empréstimo, separando o que abate a dívida do que é custo financeiro.
Em cada linha: Marcar pago, Editar, Duplicar +1 mês e Excluir.
De onde as contas vêm
Nem toda conta é digitada. A ferramenta cria a partir da folha ("Gerar contas do mês"), dos impostos ("Gerar conta" em cada linha), dos repasses da equipe e do extrato classificado. Cada conta guarda de onde veio, o que evita duplicidade.
Importar extrato
É a partir daqui que os relatórios se montam.
Prefira o OFX
No app ou site do banco, na tela de extrato, procure exportar em OFX (às vezes aparece como Money). Com OFX:
- As colunas são reconhecidas sozinhas.
- Reimportar o mesmo período não duplica nada.
- O saldo do banco vem junto e a conferência da conta é feita sozinha.
Excel e CSV também funcionam: a ferramenta mostra uma prévia e você confere se ela acertou as colunas. PDF não serve.
O banco descreve o mesmo lançamento de um jeito no Excel e de outro no OFX. O mesmo período nos dois formatos entra duplicado. Escolha um formato por conta e mantenha.
- No banco, exporte o extrato do período em OFX
- Na ferramenta, clique em Importar Extrato e escolha a conta bancária
- Arraste o arquivo para o quadro, ou clique para escolher
- Confira a prévia e importe
Muitos extratos trazem uma linha de "saldo anterior": a ferramenta identifica e não conta como movimento. Planilhas de banco com defeito interno, que outros programas cortam pela metade, são corrigidas sozinhas.
Classificar
O banco diz "TED RECEBIDA 24.800,00". Classificar é dizer: isso foi receita de consultas da Clínica X.
O saldo já está certo desde a importação. Classificar só distribui o dinheiro pelas contas, para o Fluxo, a DRE e a Projeção mostrarem de onde veio e para onde foi.
A ordem que economiza tempo
Como o Auto-classificar decide
Ele é conservador de propósito. Só classifica sozinho o que você já ensinou, o que bate com um título de Contas a Pagar ou a Receber (inclusive o depósito único de uma clínica pagando vários atendimentos) e descrições inconfundíveis, como DAS e FGTS. Entradas de dinheiro só são classificadas sozinhas pelo vínculo com Contas a Receber ou pelo que você já ensinou.
Conta errada some no meio de centenas de lançamentos e contamina o fluxo e a DRE. Por isso o que ela não reconhece fica em branco. No primeiro mês ela classifica pouco; classifique alguns à mão e no mês seguinte ela já faz a maior parte.
Os outros botões
| Botão | Para que serve |
|---|---|
| Conciliar com títulos | Liga cada lançamento ao título com valor parecido (até 2% de diferença) e vencimento próximo (até 7 dias). Títulos em aberto recebem baixa. |
| ⊕ Vendas (na linha) | Concilia um crédito da maquininha com os atendimentos. Explicado abaixo. |
| Dividir | Separa um lançamento em várias contas. A soma precisa bater com o total. |
| Selecionar lançamentos | Marca vários para reclassificar, limpar, agrupar ou mover de conta bancária. |
| Total por Pagamento | Total classificado por forma de pagamento, dia a dia. |
| Aprendizado | As associações que a ferramenta aprendeu com você. Se uma estiver errada, corrija o lançamento ou clique no ✕ para ela esquecer. |
| Limpar classificação do mês | Tira a classificação do mês escolhido no filtro, mantendo os lançamentos. |
| Excluir o mês | Apaga os lançamentos do mês escolhido. O saldo inicial é mantido. |
Maquininha: conciliar com atendimentos
O valor da maquininha cai líquido, já com a taxa descontada. No crédito do extrato, clique em ⊕ Vendas. A ferramenta busca os atendimentos do dia anterior (na segunda-feira, soma sexta, sábado e domingo), deixa de fora as faltas, soma o valor bruto e compara com o que caiu. A diferença vira a taxa da maquininha, já classificada como despesa. A data de referência pode ser trocada na janela.
Fluxo de caixa
Mostra o dinheiro entrando e saindo ao longo do tempo. Já funciona logo depois da importação, mesmo antes de classificar.
| Aba | O que mostra |
|---|---|
| Mensal (DFC) | Do saldo inicial ao saldo final, separado em FCO, FCF e FCI, com o realizado (extrato) e o projetado (contas em aberto). |
| Diário (acumulado) | Dia a dia do mês, com o saldo carregando. Mostra em que dia o caixa aperta. |
| Necessidade Diária | Em quais dias vai faltar dinheiro, e quanto. Quando um dia fecha negativo, aquele valor vira a necessidade do dia e o seguinte começa do zero, sem ser mascarado por sobra de outro dia. |
O botão Fechar Mês grava uma foto permanente dos valores realizados do mês. Clique de novo para reabrir.
Se a ferramenta mostra que no dia 18 faltam R$ 12 mil, você tem duas semanas para resolver: antecipar recebível, negociar prazo, adiar uma compra.
Guia de fechamento
No fim de cada mês, abra o Guia de fechamento. É um roteiro do que já está pronto e do que ainda vale fazer para o mês ficar completo, cada passo com o botão que leva direto ao lugar. Só aparecem os passos que fazem sentido para você.
| Passo | Por que importa |
|---|---|
| Lançar os atendimentos do mês | São eles que viram agenda e contas a receber, e mostram quanto você produziu. |
| Trazer o extrato do banco | É a base do saldo e do fluxo de caixa. O OFX é o jeito mais rápido. |
| Conferir o saldo com o banco | Um minuto que garante que nada ficou de fora nem entrou duas vezes. Com OFX, é automático. |
| Classificar o que entrou e saiu | Não muda o saldo: distribui o dinheiro pelas contas. |
| Dar baixa nos recebimentos e pagamentos | Separa o que já foi pago do que ainda vai cair. |
| Gerar a folha do mês | Só para quem tem equipe. |
| Gerar o imposto do mês | Calcula a guia e agenda o pagamento. |
Pacote do contador
No mesmo guia, Baixar o pacote do mês entrega a planilha dos lançamentos classificados e a dos atendimentos, prontas para enviar. A planilha de lançamentos também sai em Classificar → Baixar arquivo → Fechamento do mês, com data, descrição, valores, DFC, conta, centro de custo, sub-conta, nota e observação de cada lançamento.
Você classifica uma vez, porque precisa para os seus relatórios, e a mesma classificação serve para ele. Sem planilha separada, sem lista de dúvidas por WhatsApp. Se preferir, libere o acesso do contador e ele consulta direto.
Folha de pagamento Profissional e Premium
Onde ficam as pessoas que trabalham com você: secretária, auxiliar, e você mesmo como sócio. Botão + Colaborador.
| Regime | Como funciona |
|---|---|
| CLT | Funcionário registrado. A ferramenta calcula INSS, IRRF e todos os encargos do empregador. |
| PJ | Prestador com CNPJ. Sem encargos: só o valor pago. |
| Sócio | Você: pró-labore, distribuição de lucro ou antecipação. |
Uma funcionária CLT de R$ 2.500 não custa R$ 2.500. Todo mês entram a provisão do 1/3 de férias, do décimo terceiro e da rescisão, e os encargos. Quanto de encargo depende do regime do consultório, que a ferramenta lê em Impostos:
| Regime | Encargos da empresa | Custo de R$ 2.500 |
|---|---|---|
| Simples, Anexos III e V | Só FGTS (8%). O INSS patronal já está dentro do DAS. | R$ 3.088 (23,5% a mais) |
| Presumido ou Real | FGTS + INSS de 20% + RAT + terceiros | R$ 3.860 com RAT de 2% e terceiros de 5,8% |
RAT, FAP e terceiros ficam no quadro Encargos da empresa sobre a folha; confira os seus com o contador.
- No menu, clique em Folha de Pagamento e em + Colaborador
- Preencha nome, cargo, regime CLT e salário base 2500
- Escolha a conta na DRE e, se houver, os benefícios (VT, VA, plano de saúde)
- Salve. No começo de cada mês, clique em Gerar contas do mês
Pró-labore e distribuição de lucros
- Pró-labore: sua remuneração pelo trabalho. A ferramenta desconta 11% de INSS (até o teto de R$ 8.475,55) e o IRRF pela tabela do mês. A empresa paga mais 20% de INSS sobre ele no Presumido e no Real; no Simples isso já está no DAS. Conta para o Fator R.
- Distribuição de lucros: remuneração vinculada ao resultado. Sem INSS e sem a tabela do IRRF, e não conta para o Fator R. Não é despesa: aparece na linha 7.1 da DRE, depois do lucro.
Desde janeiro de 2026, a Lei 15.270/2025 criou retenção de 10% de imposto de renda quando uma mesma empresa distribui mais de R$ 50 mil por mês a uma mesma pessoa física, sobre o valor total. Há discussão jurídica sobre se a regra alcança o Simples Nacional. Confirme com seu contador antes de planejar distribuições altas.
Pró-labore baixo demais parece economia, mas pode empurrar a empresa do Anexo III para o Anexo V, e a alíquota salta de 6% para 15,5%. Às vezes aumentar o pró-labore reduz o imposto total. O bloco do Fator R, em Impostos, mostra isso.
Projeção Profissional e Premium
Compara o que você planejou com o que aconteceu, mês a mês. Cada mês tem quatro colunas: Projetado, Realizado, Δ R$ e Δ %. A tabela é hierárquica: você vê o total por grupo e abre para ver conta por conta.
Entram sozinhos: a folha, os impostos de cada mês, as contas em aberto e os recebimentos previstos dos atendimentos, na data calculada pela regra de cada pagador. Em Baixar arquivo → Excel, sai com fórmulas vivas.
DRE gerencial Profissional e Premium
O relatório que mostra se você teve lucro ou prejuízo, e por quê.
O fluxo responde quanto dinheiro entrou e saiu. A DRE responde se o mês deu lucro. Um atendimento de março pago em maio entra no caixa de maio, mas no resultado de março.
| Linha | O que significa |
|---|---|
| Receita bruta | Tudo que você faturou. |
| (−) Impostos | O que o governo leva sobre o faturamento. |
| = Receita líquida | O que sobrou do faturamento. |
| (−) Custos diretos | O que você gasta para atender: material, repasse da equipe. |
| = Lucro bruto | Quanto a atividade rende antes da estrutura. |
| (−) Despesas administrativas | Aluguel, secretária, contador, sistemas. |
| = EBITDA | O resultado da operação, antes de juros, imposto sobre lucro e depreciação. |
| (±) Resultado financeiro | Juros pagos e recebidos. |
| (−) IR e CSLL | Imposto sobre o lucro. |
| = Lucro líquido | O que sobrou de verdade. A margem líquida diz quanto fica de cada R$ 100. |
De onde cada linha vem
Cada linha tem uma fonte. O padrão é automático: mês a mês, usa a fonte principal da linha (atendimentos, folha ou impostos) quando ela tem dado; senão, o extrato classificado. Você pode fixar manual, extrato, vendas (atendimentos), folha ou impostos.
A estrutura é sua: adicione linhas em qualquer grupo, ou importe a sua DRE em Excel (as linhas que existem casam pelo nome, as que não existem são criadas). Os totais se recalculam sozinhos.
Um exemplo do começo ao fim
A história completa de um único atendimento, atravessando a ferramenta inteira.
A situação: você atendeu um paciente numa clínica parceira, que paga todo dia 10 do mês seguinte. A consulta custou R$ 500. A clínica fica com 4% e retém imposto na fonte.
R$ 500,00
R$ 500,00 · a receber
R$ 470,00 · crédito
Você cadastrou a regra uma vez, lançou o atendimento uma vez e o Auto-classificar fez o resto. Com isso, oito telas se atualizaram. O atendimento foi em março, o dinheiro caiu em abril: no fluxo ele aparece em abril, na DRE em março. Os dois estão certos.
A rotina do mês
Durante o mês você alimenta. Semanalmente você acompanha. No fim do mês você fecha.
Durante o mês, conforme acontece
- Atendimentos: no dia, ou com o 🔁 para os que se repetem
- Contas a pagar: assim que receber o boleto
- Mova os cartões no Acompanhamento conforme o status muda
- Olhe o Dashboard: atrasos, parados no quadro e o que vence em 7 dias
Um procedimento faturado hoje com prazo de 60 dias aparece na projeção agora. Se lançar só no fechamento, descobre atrasado, e convênio que passa do prazo de recurso vira prejuízo.
Toda semana: 10 minutos
No fechamento do mês: 30 minutos
Todo trimestre: 15 minutos
- Confira o Fator R: vale aumentar o pró-labore?
- Compare a taxa de glosa de cada convênio
- Veja quais clínicas pagam melhor e quais atrasam mais
- Compare a margem dos últimos três meses na DRE
Importar e baixar arquivos
Plano de contas, atendimentos, contas a pagar, contas a receber e DRE aceitam planilha.
Datas em dia/mês/ano. Valores só com números, sem "R$". Não apague nem renomeie colunas do modelo.
Para baixar, use o botão Baixar arquivo de cada tela: Excel formatado, página HTML ou PDF. A planilha mais importante é a do fechamento: veja Guia de fechamento.
Segurança e seus dados
Só quem você autoriza vê seus dados
A separação entre clientes está no próprio banco de dados, não apenas na tela. Mesmo que alguém tentasse acessar por fora do sistema, o banco não devolveria dados de outro cliente. O contador convidado só consegue ler as telas que você liberou; gravar continua restrito a você.
Acesso
- Login individual, com e-mail e senha próprios
- Senha guardada de forma irreversível: nem nós conseguimos ver a sua
- Mínimo de 10 caracteres, com letras e números
- Não existe cadastro aberto: o acesso só é liberado após a contratação
Registro de tudo
Cada inclusão, alteração e exclusão fica registrada com autor e horário.
Seus direitos
Em Minha conta → Seus dados:
- Baixar meus dados: um arquivo com tudo o que é seu, num formato que outro sistema consegue ler.
- Solicitar exclusão: o pedido entra com prazo de 30 dias. Nesse período você pode cancelar e ainda baixar seus dados. Depois, tudo é apagado de verdade.
Errou? Tem conserto
Importou o extrato na conta bancária errada
A classificação vai junto, os saldos das duas contas se recalculam e o saldo inicial de cada uma não é alterado.
Classificou vários lançamentos na conta errada
Lançamentos divididos entre várias contas são pulados, e a ferramenta avisa quantos.
Quer limpar e classificar de novo
- A conta inteira: em Importar Extrato, ↺ Limpar classificação.
- O mês: em Classificar, escolha o mês e use Limpar classificação do mês.
- Um só: clique na coluna Conta (Plano) e escolha outra.
Os lançamentos continuam lá, só voltam a ficar sem categoria.
Erros a evitar
Se acontecer X, faça Y
Meu saldo não bate com o banco
O Auto-classificar não classificou quase nada
No primeiro mês é esperado. Use Por fornecedor e as sugestões em cinza, classifique o resto à mão, e no mês seguinte ele já faz a maior parte.
O imposto parece alto demais
A data de recebimento de um atendimento está errada
Confira a regra do pagador em Pagadores. Corrigida a regra, a data dos próximos atendimentos já vem certa.
A DRE está zerada
Ela se monta a partir da classificação e dos atendimentos. Classifique o extrato em Classificar.
O contador não vê uma tela
Em Minha conta → Acesso do contador, clique em Telas ao lado dele e marque a que falta. Vale na próxima vez que ele entrar.
Não consigo entrar
Dúvidas comuns
Preciso configurar tudo antes de começar?
Não. Empresa, plano de contas e uma conta bancária já permitem importar o extrato e classificar. O resto você completa depois.
Atendo em várias clínicas. Como separo?
Cadastre cada uma em Pagadores, com a regra dela. As análises por clínica, o "Quanto cada clínica me deve" e o Dashboard passam a separar tudo sozinhos.
Posso usar no celular?
Sim. Para lançar atendimentos, mover cartões e conferir números funciona bem. Para importar extrato e classificar, o computador é mais confortável.
O que acontece se eu cancelar?
Você tem 30 dias para baixar tudo: use "Baixar meus dados" ou os arquivos de cada tela.
Esqueci de lançar coisas de meses atrás
Troque o mês na barra de cima e lance normalmente. Os relatórios recalculam sozinhos.
A ferramenta emite nota fiscal?
Não. A emissão é feita no sistema da prefeitura ou no que o seu contador indicar.